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Ajout et modification de références SharePoint

Chaque référence détaille la structure d'un élément SharePoint (portail, zone, site, etc.). La référence donne la liste des champs à partir desquels CES (Coveo Enterprise Search) doit extraire de l'information. Les nouvelles références doivent être ajoutées pour chaque modèle personnalisé qui est utilisé, et, si un modèle existant est modifié, sa référence correspondante doit également être mise à jour; sinon, des résultats erronés ou vides sont retournés par les requêtes (ex. : le contenu et le résumé peuvent être inversés et le nom de l'auteur, manquant).

Note : Les références SharePoint ne sont utilisées que pour l'indexation d'information structurée. L'information non structurée est extraite automatiquement à l'aide du convertisseur ou IFilter correspondant.

Pour ajouter une référence

  1. Dans le serveur Coveo, accédez à l'Outil d'administration (voir Ouverture de l'Outil d'administration).

  2. Sélectionnez Configuration > SharePoint.

  3. Dans la page Groupes de références SharePoint, cliquez sur le groupe de références auquel vous souhaitez ajouter une référence.

  4. Dans la page Références, cliquez sur Ajouter.

  5. Dans la page Ajouter une référence SharePoint :

    1. Dans la liste déroulante Type d'élément, sélectionnez le type de l'élément (voir Quelle est la structure de SharePoint?).

    2. Si le type d'élément est Liste ou Élément d'une liste et la référence s'applique à tous les éléments (ex. : toutes les listes Agenda), sélectionnez le bon type de liste dans la liste déroulante Type de liste.

    3. Si la référence s'applique à un élément donné (ex. : un seul portail ou site), sélectionnez Portail/zone/site donné(e) ou Nom de la liste et tapez le nom de l'élément (ex. : CoveoPortal).

    4. Dans la section Propriétés, tapez les balises de métadonnées correspondant aux colonnes SharePoint appropriées (sous la forme %[metadataname]).

      Pour plus d'informations, veuillez vous référer au tableau ci-dessous.

      Propriété Description

      Title

      Identifie le titre d'un élément.

      Exemple : Si %[Title] est entré, CES recherche une balise de métadonnées SharePoint intitulée Title à partir de laquelle l'information est extraite.

      Author

      Identifie l'auteur d'un élément.

      Exemple : Si %[Author] est entré, CES recherche une balise de métadonnées SharePoint intitulée Author à partir de laquelle l'information est extraite.

      Content

      Identifie le contenu d'un élément.

      Exemple : Si %[Description] est entré, CES recherche une balise de métadonnées SharePoint intitulée Description à partir de laquelle l'information est extraite.

      Summary

      Identifie le résumé d'un élément.

      Exemple : Si %[Summary] est entré, CES recherche une balise de métadonnées SharePoint intitulée Summary à partir de laquelle l'information est extraite.

      Note : Si ce champ est vide, un résumé est créé à partir du contenu du document.

      Date

      Identifie la date de modification d'un élément.

      Exemple : Si %[Modified] est entré, CES recherche une balise de métadonnées SharePoint intitulée Modified à partir de laquelle l'information est extraite.

      Address

      Identifie le lien à ouvrir lorsque l'on clique sur un résultat de recherche.

      Exemple : Si %[customUrl] est entré, CES recherche une balise de métadonnées SharePoint intitulée customUrl à partir de laquelle l'information est extraite. Si un utilisateur clique sur le résultat de recherche de ce type SharePoint, la valeur des métadonnées est utilisée afin d'ouvrir le document. Si rien n'est tapé, l'URL d'élément normal est utilisée afin d'ouvrir le document.

    5. Dans le champ Format de la date, tapez le format des dates contenues dans l'élément (voir Spécification d'un format de date).

      Note : Si le champ Format de la date est vide, CES associe automatiquement les dates rencontrées avec l'un des formats que contient sa mémoire. Toutefois, si le format utilisé n'est pas dans la mémoire CES, les dates ne sont pas indexées.

    6. Cliquez sur Appliquer les modifications.

Pour modifier une référence

  1. Dans le serveur Coveo, accédez à l'Outil d'administration (voir Ouverture de l'Outil d'administration).

  2. Sélectionnez Configuration > SharePoint.

  3. Dans la page Groupes de références SharePoint, cliquez sur le groupe de références dont vous souhaitez modifier une référence.

  4. Dans la page Références, cliquez sur la référence que vous souhaitez modifier.

  5. Dans la page de la référence sélectionnée :

    1. Dans la section Propriétés, modifiez les bonnes balises. Pour plus d'informations, veuillez vous référer au tableau de la procédure précédente.

      Important : Les valeurs de propriété sont générées en remplaçant chaque balise %[metadata] par la valeur de métadonnées; il est ainsi possible de créer une valeur de propriété à l'aide de plusieurs métadonnées. Notez que si des métadonnées sont introuvables dans le document indexé, la balise des métadonnées est supprimée de la valeur de propriété.

      Exemple : Si un document contient ces deux métadonnées :
      Nom Valeur
      UserFirstName John
      UserLastName Smith

      Le tableau suivant affiche les valeurs de propriété pour chaque propriété saisie :

      Valeur saisie Valeur générée
      %[UserLastName] Smith
      %[UserLastName], %[UserFirstName] Smith, John
      %[UserFirstName], nom est %[UserLastName] John, nom est Smith
      %[UserFirstName] %[BadMetadata] John

      Note : De nouvelles propriétés peuvent être ajoutées afin d'indexer de nouvelles données (voir Ajout de nouvelles propriétés aux références SharePoint).

    2. Cliquez sur Appliquer les modifications.