Configuration et indexation d'une source Dropbox for Business

Une source définit un ensemble de paramètres de configuration pour un compte Dropbox for Business spécifique.

Pour configurer et indexer une source Dropbox for Business

1. Dans le serveur Coveo, accédez à l'Outil d'administration (voir Ouverture de l'Outil d'administration).

2. Sélectionnez Index > Sources et collections.

3. Dans la section Collections :

   1. Sélectionnez une collection existante dans laquelle vous souhaitez ajouter la nouvelle source.

      OU

   2. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle collection (voir Ajout d'une collection).

4. Dans la section Sources, cliquez sur Ajouter.

   La page Ajouter une source qui apparaît est organisée en trois sections.

5. Dans la section Paramètres généraux (General Settings) de la page Ajouter une source (Add Source) :

   

   1. Tapez la bonne valeur pour les paramètres obligatoires suivants :

      Nom (Name)

      Tapez un nom descriptif de votre choix pour la source du connecteur.

      Exemple : Dropbox for Business

      Type de source

      Sélectionnez le connecteur utilisé par cette source. Dans ce cas, sélectionnez Dropbox for Business.

      Note : Si vous ne voyez pas Dropbox for Business, votre environnement ne rencontre pas les exigences (voir Exigences du connecteur Dropbox for Business).

      Adresses

      Ce paramètre n'est pas utilisé, mais ne doit pas être vide. Entrez http://www.dropbox.com.

      Champs (Fields)

      Si vous avez défini des groupes personnalisés de champs, veillez à sélectionner celui qui convient le mieux à cette source (voir Que sont les groupes de champs?).

      Horaire d'actualisation (Refresh Schedule)

      Intervalle de temps à laquelle l'index est automatiquement actualisé afin de garder le contenu de l'index à jour. Par défaut, l'option Chaque jour (Every day) force CES à actualiser la source chaque jour, à minuit. Étant donné que l'actualisation incrémentale s'occupe de garder la source à jour, vous pouvez sélectionnez une intervalle plus longue, comme Every Sunday (Chaque dimanche) (voir Quelle devrait être la fréquence des horaires d'actualisation de la source?).

   2. Évaluez la valeur des paramètres suivants, qui, la plupart du temps, n'ont pas à être modifiés :

      Appréciation (Rating)

      Changez la valeur seulement si vous souhaitez changer globalement la cote associée à tous les éléments de cette source par rapport à la cote d'autres sources (voir Fonctionnement du classement des résultats de recherche).

      Exemple : Si une source remplace un ancien système, vous devriez définir ce paramètre à Élevée afin que, dans l'interface de recherche, les résultats de cette source apparaissent plus tôt dans la liste, contrairement à ceux des sources de l'ancien système.

      Types de document (Document Types)

      Si vous avez défini un groupe personnalisé de types de documents pour cette source, sélectionnez-le (voir Que sont les groupes de types de documents?).

      Langues actives (Active Languages)

      Si vous avez défini des groupes personnalisés de langues actives, veillez à sélectionner celui qui convient le mieux à cette source (voir Ajout et configuration d'un groupe de langues).

6. Dans la section Paramètres spécifiques au connecteur (Specific Connector Parameters & Options) de la page Ajouter une source :

   

   1. À l'aide des paramètres suivants, autorisez le robot de Coveo à accéder au Dropbox des membres de votre équipe :

      Jeton d'accès

      Entrez le jeton d’accès à utiliser que vous avez précédemment obtenu selon la méthode d’authentification choisie (voir OAuth 1.0 ou OAuth 2.0). Il doit s’agir du jeton d’accès que vous avez entré en configurant le fournisseur de sécurité (voir Configuration d’un fournisseur de sécurité Dropbox for Business).

      Note : Le jeton d’accès est une série de caractères alphanumériques.

   2. (Facultatif) Sélectionnez du contenu supplémentaire à indexer à l’aide de l’option suivante :

      Récupérer révisions

      Si les révisions de fichiers sont indexées ou non.

   3. (Facultatif) Cliquez sur Ajouter un paramètre, puis utilisez les paramètres cachés suivants si vous décidez d’utiliser le protocole OAuth 1.0 :

      

      ApplicationToken Fournisseur de sécurité

      Le jeton d'application à utiliser que vous avez précédemment obtenu (voir Autorisation du connecteur Coveo à accéder au Dropbox des membres de votre équipe).

      Note : La clé d’application est une série de 15 caractères alphanumériques.

      ApplicationSecret Fournisseur de sécurité

      Le secret d'application à utiliser que vous avez précédemment obtenu (voir Autorisation du connecteur Coveo à accéder au Dropbox des membres de votre équipe).

      Note : Le secret d’application est une série de 15 caractères alphanumériques.

      AccessTokenSecret Fournisseur de sécurité

      Le secret de jeton d'application à utiliser que vous avez précédemment obtenu (voir Autorisation du connecteur Coveo à accéder au Dropbox des membres de votre équipe).

      Note : Le secret de jeton d’application est une série de 15 caractères alphanumériques.

   4. Les cases à cocher Option n'ont généralement pas besoin d'être modifiés :

      Indexer les sous-dossiers (Index Subfolders)

      Ce paramètre n'est pas pris en compte pour ce connecteur.

      Indexer les métadonnées des documents (Index the document's metadata)

      Lorsque sélectionné, CES indexe toutes les métadonnées du document, mêmes celles qui ne sont pas associées à un champ. Les métadonnées orphelines sont ajoutées au body du document afin qu'elles puissent être recherchées à l'aide de requêtes en texte libre.

      Lorsque non-coché (par défaut), seules les valeurs de champs système et personnalisés dont l'attribut Requêtes textuelles est sélectionné pourront être recherchées sans l'aide d'une requête de champ (voir Ajout d'un champ à utiliser pour la recherche et Que sont les requêtes par champs et les requêtes en texte libre?).

      Exemple : Un document contient deux métadonnées :

      • LastEditedBy, renfermant la valeur Hector Smith

      • Department, renfermant la valeur RH

      Dans CES, le champ personnalisé CorpDepartment est lié à la métadonnée Department, et son attribut Free Text Queries est sélectionné.

      Si l'option Indexer les métadonnées des documents n'est pas cochée, rechercher RH retourne le document, car un champ indexe cette valeur. Rechercher hector ne retourne pas le document, car aucun champ n'indexe cette valeur.

      Si l'option Indexer les métadonnées des documents est sélectionnée, rechercher hector retourne également le document, car CES a indexé les métadonnées orphelines.

      Les adresses de document sont sensibles à la casse (Document's addresses are case-sensitive)

      Veillez à ce que cette option soit sélectionnée, car les identifiants des membres d’équipe de Dropbox sont sensibles à la casse.

      Générer une version HTML en cache des documents indexés (Generate a cached HTML version of indexed documents)

      Si vous cochez cette case (recommandé), en temps d'indexation, CES crée des versions HTML des documents indexés. Dans les interfaces de recherche, les utilisateurs peuvent alors évaluer plus rapidement le contenu en cliquant sur le lien Aperçu rapide plutôt qu'en ouvrant le document d’origine avec l'application originale. Vous devriez décocher ces cases seulement si vous ne souhaitez pas utiliser les liens Aperçu rapide ou si vous souhaitez enregistrer des ressources pendant la génération de la source.

      Ouvrir les résultats avec la version cache (Open results with cached version)

      Laissez cette case décochée (recommandé) afin que, dans les interfaces de recherche, le lien principal de résultats de recherche ouvre le document d'origine avec l'application originale. Vous devriez cocher cette case seulement si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent ouvrir le document original, mais qu'ils ne voient que la version HTML du document en tant qu'Aperçu rapide. Dans ce cas, vous devez également sélectionner Générer une version HTML en cache des documents indexés.

7. Dans la section Sécurité (Security) de la page Ajouter une source :

   

   1. Lorsque vous choisissez d’indexer des permissions de Dropbox, dans la liste Fournisseur de sécurité, sélectionnez le fournisseur de sécurité Dropbox for Business que vous avez créé pour cette source (voir Configuration d’un fournisseur de sécurité Dropbox for Business).

8. Cliquez sur Enregistrer (Save) pour enregistrer la configuration de la source.

9. Si vous choisissez de ne pas indexer les permissions Dropbox, vous pouvez définir des permissions au niveau des sources qui s'appliquent à tous les documents de la source :

   1. Dans le panneau de navigation situé à gauche, cliquez sur Permissions.

   2. Dans la page Permissions, sélectionnez Précise les permissions de sécurité à indexer.

   3. Dans les boîtes Utilisateurs autorisés et Utilisateurs non autorisés, tapez les utilisateurs et les groupes qui ont la permission ou non, respectivement, de voir les résultats de recherche de cette source. Par défaut, permettre everyone \S-1-1-0\ (Active Directory Group).

   4. Cliquez sur Appliquer les modifications (Apply Changes).

10. Lorsque vous êtes prêt à débuter l'indexation de la source Dropbox for Business, cliquez sur Régénérer.

11. Confirmez que le processus de génération de la source est exécuté sans erreur :

    • Dans le panneau de navigation situé à gauche, cliquez sur État, puis confirmez que l'indexation se fait sans erreur.

      OU

    • Ouvrez la console CES afin de surveiller les activités de génération de la source (voir Utilisation de la Console CES.