Configuration et indexation d'une source Microsoft Dynamics CRM

Une source définit un groupe de paramètres de configuration pour un système Microsoft Dynamics CRM spécifique.

Note : Dans un environnement avec plus d'un système Microsoft Dynamics CRM ou plus d'une organisation Microsoft Dynamics CRM, vous devez définir une source pour chaque organisation Microsoft Dynamics CRM que vous souhaitez indexer.

Pour configurer et indexer une source Microsoft Dynamics CRM

1. Dans le serveur Coveo, accédez à l'Outil d'administration (voir Ouverture de l'Outil d'administration).

2. Sélectionnez Index > Sources et collections.

3. Dans la section Collections :

   1. Sélectionnez une collection existante dans laquelle vous souhaitez ajouter la nouvelle source.

      OU

   2. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle collection (voir Ajout d'une collection).

4. Dans la section Sources, cliquez sur Ajouter.

   La page Ajouter une source qui apparaît est organisée en trois sections.

5. Dans la section Paramètres généraux (General Settings) de la page Ajouter une source (Add Source) :

   

   1. Tapez la bonne valeur pour les paramètres obligatoires suivants :

      Nom

      Tapez un nom descriptif de votre choix pour la source du connecteur.

      Exemple : Dynamics CRM

      Type de source

      Sélectionnez le connecteur utilisé par cette source. Dans ce cas, sélectionnez Dynamics CRM.

      Note : Si vous n'apercevez pas Dynamics CRM dans la liste Type de source, votre environnement ne rencontre pas les exigences (voir Exigences du connecteur Microsoft Dynamics CRM).

      Adresses

      L'adresse racine de l'organisation Microsoft Dynamics CRM.

      • Dans une installation locale (CRM 2013-2015 On-Premises), saisissez le Discovery Service hébergé dans le serveur. Vous pouvez trouver cet URL dans votre système Microsoft Dynamic CRM avec l’outil de génération de configuration (voir Utilisation de l’outil de génération de configuration du connecteur Microsoft Dynamics CRM).

        Notes :

        • Vous n’avez qu’à mettre l’URL du serveur, le connecteur ajoutera /XRMServices/2011/Discovery.svc à l’adresse de départ.

          Exemple : Lorsque votre URL Discovery Service URL est http://MyDynamicsServer/XRMServices/2011/Discovery.svc, saisissez http://MyDynamicsServer dans la boîte Adresses.

        • CES 7.0.7599+ (avril 2015) Soutien de Microsoft Dynamics CRM 2015 On-Premises.

      • Pour une installation en ligne (CRM Online), saisissez le bon serveur selon votre emplacement (voir Discover the URL for your organization with IDiscoveryService web service).

        Exemple : Si votre Organisation se trouve en Amérique du Nord, saisissez https://disco.crm.dynamics.com/.

      Note : Si vous souhaitez indexer plus d'un serveur Microsoft Dynamics CRM ou plus d'une organisation, la meilleure pratique consiste à ne saisir qu'une adresse ici, pour un serveur ou une organisation et créer d'autres sources pour d'autres serveurs ou organisations.

      Horaire d'actualisation (Refresh Schedule)

      Intervalle de temps à laquelle l'index est automatiquement actualisé afin de garder le contenu de l'index à jour. Par défaut, l'option Chaque jour (Every day) force CES à actualiser la source chaque jour, à minuit.

      Notes :

      • La vérification doit être activée pour les entités indexées pour que le connecteur puisse récupérer des éléments supprimés pendant une actualisation incrémentale (voir Activation de l’audit de vos entités Microsoft Dynamics CRM).

      • Vous pouvez créer de nouveaux horaires d'actualisation de source ou modifier ceux qui existent déjà (voir Création ou modification d'un horaire de source).

   2. Évaluez la valeur des paramètres suivants, qui, la plupart du temps, n'ont pas à être modifiés :

      Appréciation (Rating)

      Changez la valeur seulement si vous souhaitez changer globalement la classification associée à tous les éléments de cette source par rapport à la cote d'autres sources (voir Fonctionnement du classement des résultats de recherche).

      Exemple : Si cette source était pour un ancien système, vous devriez définir ce paramètre à Basse afin que, dans l'interface de recherche, les résultats de cette source apparaissent plus tard dans la liste, contrairement à ceux d'autres sources.

      Types de document (Document Types)

      Si vous avez créé un groupe personnalisé de types de documents pour cette source, sélectionnez-le (voir Création d'un groupe de types de documents). Sinon, sélectionnez Default.

      Langues actives (Active Languages)

      Si vous avez défini des groupes personnalisés de langues actives, veillez à sélectionner celui qui convient le mieux à cette source (voir Ajout et configuration d'un groupe de langues).

      Champs (Fields)

      Sélectionnez le groupe de champs personnalisés que vous avez précédemment défini (voir Vue d'ensemble du déploiement du connecteur Microsoft Dynamics CRM).

6. Dans la section Paramètres et options spécifiques au connecteur (Specific Connector Parameters & Options) de la page Ajouter une source (Add Source) :

   

   1. Dans la boîte Organization unique name, saisissez le même nom unique de l’organisation que vous avez précédemment saisie (voir Utilisation de l’outil de génération de configuration du connecteur Microsoft Dynamics CRM).

   2. Dans le champ ObjectsToGet File Path, saisissez le chemin d’accès complet absolu qui mène au fichier ObjectsToGet du connecteur que vous avez précédemment généré (voir Utilisation de l’outil de génération de configuration du connecteur Microsoft Dynamics CRM). Cliquez sur à côté de la boîte afin d'ouvrir une boîte de dialogue de navigation afin de sélectionner aisément le fichier.

      Exemple : C:\Program Files\Coveo Enterprise Search 7\Bin\[MyUniqueOrganizationName]ObjectsToGet.xml

   3. Dans le champ Mapping File, saisissez le chemin d’accès complet absolu qui mène au fichier de correspondance du connecteur que vous avez précédemment généré (voir Utilisation de l’outil de génération de configuration du connecteur Microsoft Dynamics CRM). Cliquez sur à côté de la boîte afin d'ouvrir une boîte de dialogue de navigation afin de sélectionner aisément le fichier.

      Exemple : C:\Program Files\Coveo Enterprise Search 7\Bin\[MyUniqueOrganizationName]MappingFile.xml

   4. Dans la section Paramètres (Parameters), cliquez sur Ajouter un paramètre (Add Parameter) si vous souhaitez afficher les paramètres de source avancés (voir Modification de paramètres de source cachés de Microsoft Dynamics CRM).

   5. Les cases à cocher Option n'ont généralement pas besoin d'être modifiés :

      Indexer les sous-dossiers (Index Subfolders)

      Laissez la case décochée. Le connecteur de ce type de source n'utilise pas ce paramètre.

      Indexer les métadonnées des documents (Index the document's metadata)

      Lorsque sélectionné, CES indexe toutes les métadonnées du document, mêmes celles qui ne sont pas associées à un champ. Les métadonnées orphelines sont ajoutées au body du document afin qu'elles puissent être recherchées à l'aide de requêtes en texte libre.

      Lorsque non-coché (par défaut), seules les valeurs de champs système et personnalisés dont l'attribut Requêtes textuelles est sélectionné pourront être recherchées sans l'aide d'une requête de champ (voir Ajout d'un champ à utiliser pour la recherche et Que sont les requêtes par champs et les requêtes en texte libre?).

      Exemple : Un document contient deux métadonnées :

      • LastEditedBy, renfermant la valeur Hector Smith

      • Department, renfermant la valeur RH

      Dans CES, le champ personnalisé CorpDepartment est lié à la métadonnée Department, et son attribut Free Text Queries est sélectionné.

      Si l'option Indexer les métadonnées des documents n'est pas cochée, rechercher RH retourne le document, car un champ indexe cette valeur. Rechercher hector ne retourne pas le document, car aucun champ n'indexe cette valeur.

      Si l'option Indexer les métadonnées des documents est sélectionnée, rechercher hector retourne également le document, car CES a indexé les métadonnées orphelines.

      Les adresses de document sont sensibles à la casse (Document's addresses are case-sensitive)

      Laissez la case décochée. Ce paramètre doit être coché seulement, dans de rares situations, pour les systèmes dans lesquels des documents distincts peuvent avoir le même nom, mais une casse différente.

      Générer une version HTML en cache des documents indexés (Generate a cached HTML version of indexed documents)

      Si vous cochez cette case (recommandé), en temps d'indexation, CES crée des versions HTML des documents indexés. Dans les interfaces de recherche, les utilisateurs peuvent alors évaluer plus rapidement le contenu en cliquant sur le lien Aperçu rapide plutôt qu'en ouvrant le document d’origine avec l'application originale. Vous devriez décocher ces cases seulement si vous ne souhaitez pas utiliser les liens Aperçu rapide ou si vous souhaitez enregistrer des ressources pendant la génération de la source.

      Ouvrir les résultats avec la version cache (Open results with cached version)

      Laissez cette case décochée (recommandé) afin que, dans les interfaces de recherche, le lien principal de résultats de recherche ouvre le document d'origine avec l'application originale. Vous devriez cocher cette case seulement si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent ouvrir le document original, mais qu'ils ne voient que la version HTML du document en tant qu'Aperçu rapide. Dans ce cas, vous devez également sélectionner Générer une version HTML en cache des documents indexés.

7. Dans la section Sécurité (Security) de la page Ajouter une source :

   

   1. Dans la liste déroulante Authentification (Authentication), sélectionnez l'identité d'utilisateur que vous avez créée pour le système Microsoft Dynamics CRM.

   2. Dans la liste déroulante Fournisseur de sécurité (Security Provider) :

      • CES 7.0.7599+ (april 2015) Sélectionnez le fournisseur de sécurité Microsoft Dynamics CRM que vous avez créé pour cette source (voir Vue d'ensemble du déploiement du connecteur Microsoft Dynamics CRM).

      • CES 7.0.7433– (février 2015) Select (aucun).

        Important : CES 7.0.7433– (février 2015) Le connecteur ne prend pas en charge les permissions de Microsoft Dynamics CRM 2013 On-Premises et Online. Il est donc fortement recommandé de n’indexer que les systèmes publics Dynamics CRM.

        Note : Une solution de rechange consiste à définir manuellement des permissions dans la source (voir Permissions).

   3. Cliquez sur Enregistrer et activer (Save and Start) pour sauvegarder la configuration de la source et débuter l'indexation de cette source.

8. Lorsque vous choisissez de ne pas indexer des permissions associées aux éléments de Microsoft Dynamics CRM :

   Important : CES 7.0.7433– (février 2015) Le connecteur ne prend pas en charge le modèle de sécurité de Microsoft Dynamics CRM 2013 On-Premises et Online (permissions basées sur les rôles et les objets). Ceci veut dire que, dans une interface de recherche Coveo, un utilisateur qui recherche du contenu de Microsoft Dynamics CRM ne pouvait voir que le contenu auquel il n'a pas normalement accès dans le système Microsoft Dynamics CRM.

   Note : Lorsque le contenu de votre système Microsoft Dynamics CRM n’est pas public, une solution de rechange est de saisir le nom du (des) utilisateur(s) ou du (des) groupe(s) auxquels vous souhaitez octroyer ou refuser l’accès au contenu de votre organisation dans les champs Allowed Users et Deny Users.

   1. Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez Permissions.

   2. À côté de Permissions, sélectionnez l'option Précise les permissions de sécurité à indexer (Specifies the security permissions to index).

   3. À côté de Utilisateurs autorisés (Allowed Users), veillez à ce qu'un groupe everyone bien connu comme le groupe everyone \S-1-1-0\ d'Active Directory soit ajouté.

   4. Cliquez sur Appliquer les modifications.

   

9. Confirmez que le processus de génération de la source est exécuté sans erreur :

   • Dans le panneau de navigation situé à gauche, cliquez sur État, puis confirmez que l'indexation se fait sans erreur.

     OU

   • Ouvrez la console CES afin de surveiller les activités de génération de la source (voir Utilisation de la Console CES.